طبيعة العملاء وأصحاب القرار
- المالك: جهة حكومية أو مطور عقاري أو شركة خاصة.
- الاستشاري: يصمم أو يشرف ويؤثر في التقييم الفني واختيار المقاول.
- المقاول الرئيسي: عميل لمقاولي الباطن والموردين.
- لجان الترسية والمشتريات: في المشاريع الحكومية وشبه الحكومية.
والعلاقة مع الاستشاري والمالك تمتد لسنوات وعبر مشاريع متعددة، لذلك تُدار جهات الاتصال بأدوارها في كل مشروع.
دورة المشروع من الرصد إلى الترسية
- رصد المشروع
معلومة عن مشروع قادم من علاقة أو إعلان منافسة. يُسجل بمالكه واستشاريه وموقعه وقيمته التقديرية.
- قرار المشاركة
تقييم الملاءمة والقدرة والمخاطر، وقرار «نشارك / لا نشارك» باعتماد الإدارة.
- شراء الكراسة ومعاينة الموقع
مواعيد المعاينة وتقديم الاستفسارات، مع المرفقات والمحاضر.
- إعداد العرضين الفني والمالي
مهام موزعة على الفريق الفني والتسعير، بمواعيد داخلية قبل الموعد النهائي.
- التقديم
تسجيل التقديم ونسخه وضمانه الابتدائي.
- التقييم والترسية
متابعة نتيجة التقييم الفني، ثم فتح المظاريف المالية والترسية أو الخسارة.
- التعاقد والتسليم
العقد والضمان النهائي، وتسليم ملف المشروع لإدارة التنفيذ.
الحقول والمستندات الخاصة بالنشاط
| المجموعة | حقول ومستندات مقترحة |
|---|---|
| بيانات المشروع | اسم المشروع، والمالك، والاستشاري، والموقع، ونوع الأعمال، والتصنيف المطلوب، والقيمة التقديرية. |
| بيانات المنافسة | رقم المنافسة، وتاريخ شراء الكراسة، وموعد المعاينة، وآخر موعد للاستفسارات، وموعد التقديم، وموعد فتح المظاريف. |
| الضمانات | الضمان الابتدائي وقيمته وتاريخ انتهائه، والضمان النهائي. |
| النتيجة | الترتيب الفني، والأسعار المنافسة المعلنة، والفائز، وسبب الخسارة. |
| المستندات | كراسة الشروط، والمخططات، ومحضر المعاينة، والاستفسارات وإجاباتها، والعرضان الفني والمالي، وخطابات الترسية. |
الإجراءات والاعتمادات
- اعتماد قرار المشاركة من الإدارة بناءً على ملخص الفرصة ومخاطرها.
- اعتماد التسعير النهائي والهامش قبل التقديم.
- اعتماد إصدار الضمانات البنكية.
- تنبيهات متدرجة قبل كل موعد: المعاينة، والاستفسارات، والتقديم، وانتهاء الضمانات.
التكاملات المهمة
- نظام إدارة المشاريع أو ERP: إنشاء المشروع عند الترسية بنطاقه وقيمته وجهات اتصاله.
- النظام المالي: الضمانات والمستخلصات والتحصيل.
- مساحات المستندات: ربط مجلدات المخططات الكبيرة بدل رفعها. المستندات
التقارير ومؤشرات الأداء
معدل الترسية
نسبة المنافسات الفائزة من المقدمة، حسب نوع الأعمال والمالك.
المسار القادم
المنافسات قيد الإعداد ومواعيد تقديمها وقيمتها.
تحليل الخسارة
الترتيب الفني والفارق السعري والمنافسون الفائزون.
العلاقات
المشاريع مع كل مالك واستشاري ونتائجها.
الضمانات
الضمانات القائمة وتواريخ انتهائها.
سيناريو كامل: منافسة لمبنى إداري
مثال توضيحيمدير تطوير الأعمال يسجل مشروع مبنى إداري لجهة شبه حكومية، مع الاستشاري الذي عملت معه الشركة سابقًا.
ملخص المخاطر والقيمة يُرفع للإدارة، فتعتمد المشاركة.
مهام لمهندس التسعير والفريق الفني ومسؤول المستندات، بمواعيد داخلية قبل الموعد النهائي بأسبوع. تنبيه بموعد المعاينة وآخر موعد للاستفسارات.
اعتماد التسعير النهائي، وإصدار الضمان الابتدائي، وتسجيل التقديم بمستنداته.
تُرسى المنافسة. يُنشأ المشروع في نظام إدارة المشاريع بملفه، ويُتابع الضمان النهائي، ويُسجل الاستشاري علاقة ناجحة جديدة.
متطلبات التخصيص والتنفيذ
تهيئة مسار بيع للمنافسات بمراحلها وتواريخها، وحقول المشروع والضمانات، وقواعد التنبيه قبل المواعيد، ومسار اعتماد المشاركة والتسعير. وقد يحتاج الربط بنظام المشاريع أو ERP تطويرًا حسب النظام القائم.
أسئلة شراء خاصة بالمقاولات والهندسة
يسلّم النظام ملف المشروع لإدارة التنفيذ ويتابع العلاقة مع المالك والاستشاري والعقد. أما إدارة التنفيذ التفصيلية، كالجداول الزمنية والمستخلصات، فتتم في نظام المشاريع المربوط.
تُسجل بيانات المنافسة ومواعيدها في النظام. ويعتمد الربط الآلي مع أي منصة خارجية على ما تتيحه تلك المنصة من واجهات.
تُسجل الشراكة في الفرصة بأطرافها وأدوارها ونسبها، ويمكن إشراك الشريك عبر بوابة الشركاء عند الحاجة.