المشكلة: الميدان منفصل عن المكتب
- المندوب يزور العميل دون أن يعرف أن لديه شكوى مفتوحة أو عرضًا ينتظر الرد.
- نتائج الزيارات تُكتب في دفتر وتُدخل آخر الأسبوع، إن أُدخلت.
- لا يعرف المشرف أين كان فريقه اليوم ولا ما أنجزه.
- في المواقع الصناعية والمناطق الطرفية تضعف الشبكة، فيتوقف التطبيق الذي يعتمد على الاتصال الدائم.
ما يصل إليه المندوب من الجوال
قائمة اليوم
المهام والزيارات المجدولة والمتأخرة والعملاء المحتملون الجدد.
ملف العميل
البيانات وجهات الاتصال والفرص والعقود والتذاكر وآخر تواصل.
الفرص
تحديث المرحلة والقيمة والخطوة التالية وإنشاء عرض سعر.
التواصل
الاتصال وواتساب والبريد من الملف مع التسجيل التلقائي.
العملاء القريبون
عرض العملاء على الخريطة حول موقع المندوب لتخطيط الزيارات.
الاعتمادات
للمشرفين: اعتماد الخصومات والطلبات من الإشعار مباشرة.
تسجيل الزيارات ونتائجها
- قبل الزيارة
ملخص العميل: آخر زيارة ونتيجتها، والفرص المفتوحة، والتذاكر، وما وُعد به.
- تسجيل الوصول
بضغطة عند الوصول، مع الوقت وبيانات الموقع إن كانت سياسة المنشأة تتطلبها.
- نموذج الزيارة
نموذج خاص بنوع الزيارة: أسئلة، وقوائم تحقق، وكميات، وتوقيع العميل عند الحاجة.
- المرفقات
صور الموقع أو المنتجات، والمستندات، والملاحظات الصوتية.
- النتيجة والخطوة التالية
نتيجة الزيارة من قائمة معتمدة، والمهمة التالية وموعدها، ثم تسجيل المغادرة.
النماذج الميدانية وبيانات الموقع
تصمم المنشأة نماذج زيارة تناسب نشاطها، مثل: نموذج جرد رف لشركات التوزيع، أو نموذج معاينة موقع لشركات المقاولات، أو نموذج فحص معدات لشركات الصيانة. ولكل نموذج حقول إلزامية وشروط وصور مطلوبة.
بيانات الموقع وفق سياسة المنشأة: تسجيل الموقع يكون عند تسجيل الوصول والمغادرة فقط، لا تتبعًا مستمرًا، ويُفعَّل وفق سياسة المنشأة المعلنة لموظفيها. ويمكن التحقق من أن الزيارة سُجلت ضمن نطاق محدد حول موقع العميل.
العمل دون اتصال والمزامنة
يحتفظ التطبيق بنسخة من بيانات المندوب اللازمة لعمله: عملاؤه وفرصه ومهامه القادمة والنماذج. وعند انقطاع الشبكة:
- يستطيع المندوب قراءة الملفات وتسجيل الزيارات والنماذج والصور وإنشاء المهام.
- تُحفظ التحديثات على الجهاز بترتيبها، مع مؤشر واضح بعدد العناصر غير المتزامنة.
- عند عودة الاتصال، تُرسل التحديثات تلقائيًا بالترتيب.
معالجة التعارض
إذا عُدّل الحقل نفسه من الجوال دون اتصال ومن المكتب في الوقت نفسه، يطبق النظام قاعدة تحددها المنشأة: اعتماد التحديث الأحدث، أو إظهار التعارض للمستخدم ليختار. وتُضاف السجلات الجديدة كالزيارات والملاحظات دون تعارض، ويُحفظ كل تغيير في سجل التغييرات.
التنبيهات والاعتمادات
- إشعارات فورية: عميل محتمل جديد، ومهمة مستحقة، وعميل فتح العرض، ورد على تذكرة.
- اعتماد الخصومات والعروض والعقود من الإشعار، مع ملخص يكفي لاتخاذ القرار.
- يتحكم كل مستخدم في أنواع الإشعارات التي تصله ضمن ما تسمح به المنشأة.
الأمان على الجوال
- الدخول ببصمة الوجه أو الإصبع بعد الدخول الأول، وقفل التطبيق بعد مدة خمول.
- البيانات المخزنة على الجهاز مشفرة، وتُمسح عند تسجيل الخروج أو عند إلغاء صلاحية المستخدم.
- منع تصدير البيانات أو نسخها من التطبيق وفق سياسة المنشأة.
التقارير والمؤشرات
الزيارات
عدد الزيارات المنفذة مقابل المخطط لكل مندوب ومنطقة.
مدة الزيارة
متوسط المدة من الوصول إلى المغادرة.
نتائج الزيارات
توزيع النتائج والفرص الناتجة عن الزيارات.
التغطية
العملاء الذين لم يُزاروا ضمن الدورة المحددة.
التكامل مع الوحدات الأخرى
سيناريو تطبيقي: جولة مندوب توزيع
مثال توضيحيمندوب شركة توزيع يفتح التطبيق: ثماني زيارات اليوم على الخريطة، وتنبيه بأن أحد العملاء لديه شكوى مفتوحة عن تأخر توريد.
في منطقة صناعية ضعيفة الشبكة، يسجل وصوله وجرد الرف بالنموذج مع الصور. تُحفظ البيانات على الجهاز.
العميل يطلب كمية إضافية بسعر خاص. المندوب ينشئ عرضًا بخصم يحتاج اعتمادًا، فيُرسل الطلب عند عودة الشبكة ويعتمده المشرف من جواله.
عند العميل صاحب الشكوى، يطمئنه المندوب بموعد التوريد الظاهر في التذكرة، ويضيف ملاحظته عليها.
المشرف يرى سبع زيارات منفذة من ثمانٍ، ونتائجها، وعرضًا جديدًا، دون أي إدخال لاحق في المكتب.
أسئلة المشترين عن تطبيق الجوال
نعم، ويُنشر عبر متاجر التطبيقات أو التوزيع المؤسسي حسب سياسة المنشأة، مع إمكانية ظهوره باسم المنشأة ضمن نطاق التخصيص.
لا. يُسجل الموقع عند تسجيل الوصول والمغادرة في الزيارات فقط، وعند تفعيل ذلك في سياسة المنشأة.
نعم، بالحقول والأسئلة وقوائم التحقق والصور الإلزامية التي يحتاجها نشاطكم، ويديرها مسؤول النظام.
يُلغى وصول الجهاز من لوحة الإدارة، فتُمسح البيانات المخزنة عليه عند أول اتصال، وتبقى كل البيانات المتزامنة محفوظة في النظام.