المشكلة: أرقام تُجمع يدويًا وتختلف من شخص لآخر
- تقرير المبيعات الأسبوعي يستغرق يومًا من موظف يجمع الجداول من المندوبين.
- رقم «المبيعات» عند المبيعات يختلف عن رقمه عند المالية، لأن كلًا يحسبه بطريقة.
- الإدارة ترى ما حدث الشهر الماضي، لا ما سيحدث الشهر القادم.
- أسئلة بسيطة مثل «أي مصدر يجلب أفضل العملاء؟» لا جواب لها.
لوحات المؤشرات لكل دور
| اللوحة | أبرز ما تعرضه |
|---|---|
| الإدارة العليا | الإيراد المحقق مقابل الهدف، والتوقع المرجح للفترة، وقيمة المسار، والتجديدات القادمة، ومؤشرات الخدمة، مقسمة حسب الفرع. |
| مدير المبيعات | المسار حسب المرحلة، والفرص الراكدة، والإنجاز لكل مندوب، ومعدل الفوز، والاعتمادات المعلقة. |
| المندوب | هدفه وإنجازه، وفرصه المتوقع إغلاقها، ومهامه المتأخرة، والعروض المفتوحة. |
| التسويق | العملاء المحتملون حسب المصدر والحملة، ومعدل التأهيل، والفرص والصفقات المنسوبة. |
| خدمة العملاء | التذاكر المفتوحة، والالتزام بمستوى الخدمة، والتصعيدات، ورضا العملاء. |
ويستطيع كل مستخدم تخصيص لوحته بإضافة عناصر أو إخفائها ضمن صلاحياته، وتُطبق الصلاحيات على الأرقام نفسها: فالمشرف يرى أرقام فريقه فقط.
التقارير الجاهزة
العملاء
التوزيع حسب القطاع والمدينة والتصنيف، والعملاء الجدد، والخاملون.
المصادر والتحويل
العملاء المحتملون حسب المصدر، ومعدل التأهيل، والتحويل إلى فرص وصفقات.
العروض
المرسلة والمقبولة والمنتهية، ومتوسط الخصم، وزمن القرار.
الصفقات
المغلقة بالفوز والخسارة، والقيمة، ومدة البيع، وأسباب الخسارة.
الأهداف
الإنجاز مقابل الهدف لكل مندوب وفريق وفرع ومنتج.
المنتجات
الأكثر طلبًا في الفرص والعروض والصفقات.
الفرص الراكدة
قيمتها ومراحلها ومسؤولوها.
التجديدات
العقود القادمة ومعدل التجديد وأسباب عدم التجديد.
أداء الخدمة
أوقات الاستجابة والحل والرضا وأسباب الطلبات.
الإيراد المحقق وقيمة الفرص والتوقع المرجح
أكثر أخطاء تقارير المبيعات شيوعًا هو خلط هذه الأرقام الثلاثة. لذلك يعرضها النظام منفصلة بتعريف ثابت:
| الرقم | التعريف | مثال توضيحي |
|---|---|---|
| الإيراد المحقق | قيمة الصفقات المغلقة بالفوز في الفترة، أو الفواتير الصادرة أو المحصلة عند الربط المالي، حسب ما تعتمده المنشأة. | صفقات مغلقة هذا الشهر بقيمة 400 ألف. |
| قيمة الفرص المفتوحة | مجموع قيم الفرص المفتوحة كما هي، دون اعتبار لاحتمال إغلاقها. | فرص مفتوحة بقيمة 2 مليون. |
| التوقع المرجح | مجموع قيمة كل فرصة مضروبة في احتمال إغلاقها، للفرص المتوقع إغلاقها في الفترة. | فرصة 100 ألف باحتمال 70% تضيف 70 ألفًا، وفرصة 200 ألف باحتمال 30% تضيف 60 ألفًا. |
فئات التوقع
إلى جانب التوقع المرجح، يمكن أن يصنف المندوب كل فرصة في فئة: مؤكدة، أو مرجحة، أو محتملة. ويعرض النظام التوقع بالفئات بجانب التوقع الحسابي، ويقارن الإدارة بين تقديرات الفريق والنتائج الفعلية في الفترات السابقة لتقييم دقة التوقعات.
التقارير المخصصة
يبني المستخدم المخوّل تقريره دون برمجة:
- اختيار البيانات
السجل الأساسي، كالفرص، مع السجلات المرتبطة به، كالعميل والمنتجات والمسؤول.
- التصفية
أي شروط على أي حقل، بما فيها الحقول المخصصة والفترات النسبية مثل «الربع الحالي».
- التجميع
حسب المسؤول أو المرحلة أو الشهر أو أي حقل، مع المجاميع والمتوسطات والعدد.
- العرض
جدول أو رسم بياني: أعمدة، أو خطي، أو دائري، أو قمع، ثم إضافته إلى لوحة.
- المشاركة
حفظ التقرير لنفسه أو مشاركته مع فريق أو دور.
التصدير والجدولة
- تصدير أي تقرير إلى Excel أو PDF، وفق صلاحية التصدير وضوابطها، مع تسجيل عملية التصدير.
- جدولة إرسال التقرير بالبريد: يومي أو أسبوعي أو شهري، لمستلمين محددين.
- تنبيهات مبنية على الأرقام، مثل: إشعار عند انخفاض التوقع المرجح عن نسبة معينة من الهدف.
- ربط أدوات تحليل خارجية عبر واجهة API أو تصدير دوري للبيانات، للمنشآت التي تستخدم أدوات ذكاء أعمال. التكاملات
دقة التقارير تبدأ من البيانات
أي تقرير بقدر دقة البيانات التي تُبنى عليه. لذلك تدعم الوحدات الأخرى جودة الأرقام: الحقول الإلزامية في مراحل البيع، وأسباب الإغلاق المعتمدة، وقاعدة الخطوة التالية، وكشف التكرار. وتتيح جودة البيانات متابعة السجلات الناقصة التي قد تشوه النتائج.
التكامل مع الوحدات الأخرى
سيناريو تطبيقي: اجتماع الإدارة الشهري
مثال توضيحييصل للإدارة بريد مجدول بتقرير الشهر: المحقق مقابل الهدف لكل فرع، والتوقع المرجح للشهر القادم، والتجديدات خلال 90 يومًا.
يلاحظ المدير أن فرع جدة محقق لهدفه لكن توقعه للشهر القادم ضعيف. يفتح اللوحة ويصفّي: قيمة المسار في المرحلة الأولى أقل بكثير من الفروع الأخرى.
تقرير المصادر يبين أن حملة الربع الماضي في جدة جلبت عددًا كبيرًا من الطلبات بمعدل تأهيل منخفض.
تحويل جزء من الميزانية إلى المعارض التي حققت صفقات فعلية في جدة، وتنبيه آلي عند انخفاض التوقع عن الحد المتفق عليه.
أسئلة المشترين عن التقارير
نعم، من منشئ التقارير المرئي للمستخدمين المخوّلين. وتُنفَّذ التقارير التي تتطلب حسابات خاصة أو دمج بيانات من أنظمة أخرى ضمن مشروع التطبيق.
نعم، عبر واجهة API أو تصدير دوري للبيانات، ويُحدد الأسلوب المناسب ضمن نطاق التكامل.
يُعرَّف كل مؤشر مرة واحدة في النظام، وتُحسب منه كل اللوحات والتقارير، مع توضيح تعريفه بجانبه. فلا يختلف الرقم بين تقرير وآخر.