أنواع العلاقات وأصحاب القرار
| العلاقة | من هم | ما تحتاجه الجمعية |
|---|---|---|
| المانحون الأفراد | متبرعون منتظمون أو موسميون. | شكر وتواصل مستمر وتقارير أثر تحفز الاستمرار. |
| الجهات المانحة | مؤسسات مانحة، وبرامج مسؤولية اجتماعية، وجهات حكومية. | مقترحات منح بمواعيد، واتفاقيات، وتقارير دورية ملزمة. |
| الشركاء | جهات تنفيذ وتعاون. | اتفاقيات ومسؤوليات ومتابعة مشتركة. |
| المتطوعون | أفراد يقدمون وقتهم ومهاراتهم. | تسجيل، ومهارات، وفرص تطوع، وساعات، وتقدير. |
| المستفيدون | أفراد أو أسر تخدمهم الجمعية. | طلبات، ودراسة حالة، وخدمات مقدمة، ومتابعة، بخصوصية عالية. |
دورة المنح من المقترح إلى التقرير
- رصد الفرصة
منحة أو برنامج دعم، بمتطلباته وموعد التقديم.
- إعداد المقترح
مهام لفريق البرامج والمالية، ومستندات المقترح والميزانية.
- التقديم والمتابعة
تسجيل التقديم وتواصل الجهة المانحة.
- الاتفاقية
قيمة المنحة، ودفعاتها، ومؤشرات المشروع، ومواعيد التقارير.
- التقارير
تنبيهات قبل كل موعد تقرير، وتجميع البيانات من سجلات المستفيدين والأنشطة.
- التجديد
تقييم الشراكة وفرصة منحة جديدة.
المانحون الأفراد والحملات
- سجل لكل مانح بتاريخ تبرعاته وقنواتها واهتماماته بالبرامج، من النظام المالي أو منصة التبرع المربوطة.
- شرائح: مانحون منتظمون، ومانحون توقفوا، ومانحون موسميون قبل رمضان.
- حملات موسمية ورسائل شكر وتقارير أثر، وفق موافقات التواصل.
- تنبيه عند توقف مانح منتظم عن التبرع لتواصل شخصي.
المتطوعون والمستفيدون
المتطوعون
تسجيل المتطوع ومهاراته وأوقاته المتاحة، وربطه بفرص التطوع، وتسجيل الساعات والتقييم، وإصدار الشهادات.
المستفيدون
استقبال الطلبات من البوابة أو الهاتف أو الزيارة، ودراسة الحالة، وتسجيل الخدمات المقدمة، ومتابعة الحالة، مع صلاحيات مقيدة جدًا على بيانات المستفيدين، وفصلها عن بيانات المانحين.
الإجراءات والاعتمادات
- اعتماد مقترحات المنح قبل التقديم من الإدارة التنفيذية.
- اعتماد قبول حالات المستفيدين من لجنة أو مسؤول مختص.
- مراجعة التقارير قبل إرسالها للجهات المانحة.
التكاملات المهمة
- منصات التبرع وبوابات الدفع: التبرعات وربطها بالمانحين والحملات.
- النظام المالي: الإيصالات والمنح وصرفها.
- واتساب والرسائل النصية: الشكر والتذكير والتواصل مع المتطوعين.
التقارير ومؤشرات الأداء
التبرعات
حسب الحملة والقناة والبرنامج، ومعدل استمرار المانحين.
المنح
المقترحات المقدمة والمقبولة، وقيمتها، ومواعيد التقارير.
الأثر
المستفيدون والخدمات المقدمة لكل برنامج.
التطوع
المتطوعون النشطون وساعاتهم.
سيناريو كامل: جمعية أسرية ومنحة برنامج
مثال توضيحيجهة مانحة تعلن برنامج دعم. تُنشأ فرصة منحة بموعد التقديم ومهام إعداد المقترح.
تُقبل المنحة. تُسجل الدفعات ومؤشرات المشروع ومواعيد أربعة تقارير ربعية.
الخدمات المقدمة للأسر المستفيدة تُسجل في سجلاتها، ويسجل المتطوعون ساعاتهم في الأنشطة.
تنبيه لمسؤول البرنامج، مع تقرير جاهز بأعداد المستفيدين والخدمات والساعات للفترة.
حملة للمانحين الأفراد برسالة أثر من البرنامج نفسه، واستبعاد من لم يوافق على الرسائل.
متطلبات التخصيص والتنفيذ
تهيئة مصطلحات القطاع وسجلات المانح والمنحة والمتطوع والمستفيد، ومسار المنح وتقاريرها، وصلاحيات فصل بيانات المستفيدين، وربط منصات التبرع.
أسئلة شراء خاصة بالجمعيات
نعم، يمكن البدء بالمانحين والحملات وتقارير المنح، ثم إضافة المتطوعين والمستفيدين.
نعم، بصلاحيات على مستوى الوحدة والسجل والحقل، فلا يراها إلا المختصون، مع سجل تدقيق.
الإيصالات الرسمية تصدر من النظام المالي أو منصة التبرع المعتمدة، وتظهر في سجل المانح عند الربط.