المشكلة: عروض تُكتب يدويًا في ملفات متفرقة
حين يُعد كل مندوب عرضه في ملف Word أو Excel خاص به، تتكرر المشكلات:
- أسعار غير موحدة: مندوب يستخدم قائمة أسعار قديمة، وآخر يمنح خصمًا لا يعلم به أحد.
- أخطاء حسابية: ضريبة محسوبة خطأ، أو مجموع لا يطابق البنود، يكتشفها العميل قبلك.
- إصدارات ضائعة: العميل يقول «الاتفاق كان على العرض الثاني»، ولا أحد يجد العرض الثاني.
- بطء الإعداد: إعداد عرض يستغرق ساعات من النسخ واللصق، بينما المنافس أرسل عرضه.
- لا صورة شاملة: لا تعرف الإدارة كم عرضًا أُرسل هذا الشهر، ولا قيمة العروض المعلقة، ولا متوسط الخصم.
الكتالوج: منتجات وخدمات وباقات
الكتالوج هو المرجع الوحيد لما تبيعه المنشأة، ويستخدمه كل من يُعد فرصة أو عرضًا.
| العنصر | ما يُسجَّل له |
|---|---|
| المنتج | الاسم والرمز والوصف والتصنيف ووحدة البيع والصور والمواصفات والمرفقات الفنية وحالة التوفر. |
| الخدمة | الوصف ونطاق الخدمة وطريقة التسعير: بالساعة، أو بالزيارة، أو اشتراك دوري، أو مبلغ مقطوع. |
| الباقة | مجموعة منتجات وخدمات تُباع معًا بسعر موحد، مع إمكانية إظهار مكوناتها أو إخفائها في العرض. |
| البنود الاختيارية | إضافات يختار العميل منها، مثل الضمان الممتد أو التدريب الإضافي. |
ويمكن مزامنة الكتالوج مع النظام المالي أو ERP، فتبقى الرموز والأسعار موحدة بين العرض والفاتورة.
قوائم الأسعار والعملات والضرائب
- قوائم أسعار متعددة: قائمة للعملاء الأفراد، وأخرى للشركات، وثالثة للموزعين أو للجهات الحكومية، ولكل قائمة فترة سريان.
- الأسعار المتدرجة: سعر الوحدة يتغير حسب الكمية، مثل سعر أقل عند تجاوز 50 وحدة.
- العملات: إعداد العرض بعملة العميل، مع تحويل الإجماليات للعملة الأساسية في التقارير.
- الضرائب: تطبيق ضريبة القيمة المضافة بالنسبة المعتمدة على البنود الخاضعة لها، مع دعم البنود المعفاة أو الخاضعة لنسبة صفرية عند الحاجة، وإظهار الرقم الضريبي للطرفين.
إعداد العرض من الفرصة
- الإنشاء من الفرصة
تُنقل منتجات الفرصة وكمياتها وبيانات العميل وجهة الاتصال تلقائيًا، وتُطبق قائمة الأسعار المرتبطة بنوع العميل.
- ضبط البنود
إضافة بنود من الكتالوج أو بنود مخصصة بصلاحية، وتعديل الكميات، وتحديد البنود الاختيارية.
- الخصومات
خصم على البند أو على إجمالي العرض، بنسبة أو مبلغ، مع ظهور هامش الربح للمستخدم المخوّل.
- الشروط والصلاحية
اختيار الشروط التجارية من قوالب معتمدة: الدفع، والتوريد، والضمان، ومدة صلاحية العرض.
- المرفقات
إرفاق العرض الفني أو المواصفات أو الكتالوج من مكتبة المستندات.
- المراجعة والإرسال
معاينة العرض بتصميم المنشأة، ثم إرساله بعد الاعتماد إن لزم.
الاعتمادات: الخصومات والشروط الخاصة
تحدد المنشأة متى يحتاج العرض اعتمادًا ومن يعتمده. أمثلة شائعة:
| الشرط | المعتمد |
|---|---|
| خصم حتى 10% | لا يحتاج اعتمادًا، ضمن صلاحية المندوب. |
| خصم من 10% إلى 20% | مشرف المبيعات. |
| خصم أعلى من 20% أو هامش ربح أقل من حد محدد | مدير المبيعات ثم الإدارة المالية. |
| شروط دفع غير قياسية أو بند مخصص | الإدارة المالية أو القانونية. |
| عرض يتجاوز قيمة محددة | الإدارة العليا. |
النسب والحدود في الجدول أمثلة تضبطها كل منشأة. ويصل طلب الاعتماد للمعتمد مع ملخص العرض والسبب، فيعتمده أو يرفضه أو يعيده بملاحظة من المتصفح أو الجوال، ويُحفظ القرار في سجل العرض.
الإصدارات والإرسال وتوثيق القبول
الإصدارات
كل تعديل بعد الإرسال ينشئ إصدارًا جديدًا يحمل رقمه وتاريخه وسبب التعديل، ويبقى الإصدار السابق محفوظًا للاطلاع والمقارنة. ويظهر للمندوب الفرق بين الإصدارين: البنود المضافة والمحذوفة والأسعار المعدلة.
الإرسال والمتابعة
- الإرسال بالبريد أو برابط عبر واتساب، بملف PDF أو صفحة عرض إلكترونية.
- معرفة فتح العميل للعرض عند الإرسال برابط، وتنبيه المندوب لذلك.
- تنبيه قبل انتهاء صلاحية العرض، ومهمة متابعة تلقائية بعد الإرسال بمدة تحددها المنشأة.
القبول وطلبات التعديل
يُوثَّق قبول العميل بإحدى الطرق التي تعتمدها المنشأة: موافقة إلكترونية على صفحة العرض، أو أمر شراء مرفق، أو توقيع عبر التكامل. وعند طلب تعديل تُسجَّل ملاحظاته وتُربط بالإصدار. والإصدار المقبول هو ما ينتقل إلى العقد.
نماذج العروض بهوية المنشأة
تصمم المنشأة نموذج العرض بشعارها وألوانها وترتيب أقسامها: الغلاف، والمقدمة، وجدول البنود، والشروط، والتوقيع. ويمكن إعداد أكثر من نموذج، مثل نموذج مختصر للمنتجات القياسية، ونموذج مفصل للمشاريع، ونموذج ثنائي اللغة للعملاء الدوليين.
الصلاحيات والتنبيهات
- تعديل الكتالوج وقوائم الأسعار لأدوار محددة، ويُسجَّل كل تغيير في الأسعار.
- التكلفة وهامش الربح يظهران لمن يملك الصلاحية فقط.
- البنود المخصصة خارج الكتالوج يمكن منعها أو ربطها باعتماد.
- تنبيهات عند: طلب اعتماد جديد، واعتماد عرض أو رفضه، وفتح العميل للعرض، وقرب انتهاء صلاحيته، وقبوله.
التقارير والمؤشرات
العروض حسب الحالة
مسودة، بانتظار الاعتماد، مرسل، مقبول، مرفوض، منتهي الصلاحية، وقيمة كل حالة.
معدل قبول العروض
حسب المندوب والمنتج ونوع العميل.
متوسط الخصم
ومقارنته بين المندوبين، وأثره على معدل القبول.
زمن إعداد العرض
من طلب العميل حتى الإرسال، ومن الإرسال حتى القرار.
المنتجات الأكثر طلبًا
في العروض المرسلة والمقبولة.
التكامل مع الوحدات الأخرى
سيناريو تطبيقي: عرض بخصم يتجاوز الصلاحية
مثال توضيحيمندوب ينشئ عرضًا من فرصة توريد 60 جهازًا. تُطبق قائمة أسعار الشركات والسعر المتدرج لأكثر من 50 وحدة تلقائيًا.
العميل يطلب خصمًا إضافيًا، فيضع المندوب 15%. يظهر أن العرض يحتاج اعتماد المشرف، ويرسل الطلب مع سبب: «منافس قدّم سعرًا أقل».
المشرف يرى هامش الربح بعد الخصم، ويعتمد 12% فقط مع ملاحظة، فيُحدَّث العرض.
يُرسل العرض برابط عبر واتساب مع الكتالوج الفني، وبعد ساعة يصل تنبيه بأن العميل فتحه.
العميل يطلب تغيير الكمية إلى 55. يُنشأ الإصدار الثاني، ثم يوافق العميل إلكترونيًا، فتنتقل الفرصة إلى «الإغلاق بالفوز» ويُجهَّز العقد.
أسئلة المشترين عن عروض الأسعار
نعم. يُبنى نموذج العرض في النظام بتصميم منشأتك وترتيب أقسامها، ويمكن إعداد أكثر من نموذج حسب نوع العرض أو اللغة.
عرض السعر مستند تجاري قبل البيع ويتضمن الرقم الضريبي والضريبة. أما الفاتورة الإلكترونية فتصدر من النظام المالي أو نظام الفوترة المربوط، ويُنقل إليه العميل والبنود من الصفقة المقبولة عبر التكامل.
حسب سياسة المنشأة: يمكن منع ذلك تمامًا، أو السماح ببنود مخصصة تمر باعتماد، أو السماح بها لأدوار محددة.
يمكن إرسال العرض كصفحة إلكترونية يوافق عليها العميل أو يطلب تعديلًا، ويُسجل ذلك بتاريخه. ويمكن بدلًا من ذلك اعتماد أمر شراء مرفق أو توقيع إلكتروني عبر التكامل.