طبيعة العملاء وأصحاب القرار
- المشتري أو المستأجر الفرد: القرار غالبًا عائلي، والتمويل البنكي عامل حاسم.
- المستثمر: يقارن العائد والموقع وقد يشتري أكثر من وحدة.
- الشركات: تستأجر مكاتب أو مستودعات بقرار من الإدارة والمالية.
- الملاك: لشركات إدارة الأملاك والوساطة، المالك عميل له احتياجاته وتقاريره.
- الوسطاء: مصدر لعملاء يحتاج تسجيلًا وحماية لحقه في الإحالة.
دورة البيع والتأجير
- الاستفسار
من إعلان أو منصة عقارية أو اتصال أو زيارة لمكتب المبيعات، مع مصدره.
- تسجيل الطلب
نوع الوحدة، والمدينة والحي، والمساحة، وعدد الغرف، والميزانية، وطريقة الدفع أو التمويل.
- المطابقة
اقتراح الوحدات المتاحة المطابقة للطلب، وإرسالها للعميل.
- المعاينة
جدولة المعاينة مع موظف المبيعات، وتسجيل الانطباع والوحدات التي أعجبته.
- التفاوض والحجز
عرض السعر وخطة الدفع، ثم حجز الوحدة بعربون ومدة حجز، فتتغير حالتها إلى «محجوزة».
- التعاقد
العقد وجدول الدفعات، والتنسيق مع جهة التمويل عند الحاجة.
- ما بعد التعاقد
التحصيل، والتسليم، وطلبات الصيانة، وتجديد عقود الإيجار.
الحقول والمستندات الخاصة بالنشاط
| السجل | حقول مقترحة |
|---|---|
| المشروع | الاسم، والموقع، ونوع المشروع، وعدد الوحدات، ومرحلة البناء، وموعد التسليم. |
| الوحدة | الرقم، والنوع، والمساحة، والدور، والغرف، والاتجاه، والسعر، والحالة: متاحة أو محجوزة أو مباعة أو مؤجرة. |
| طلب العميل | النوع، والحي، والمساحة، والميزانية، والتمويل، وموعد الحاجة. |
| الحجز | الوحدة، والعربون، وتاريخ انتهاء الحجز، والموظف. |
| المستندات | المخططات، والصور، وعقد الحجز، والعقد النهائي، وجدول الدفعات، ومستندات الهوية وفق الصلاحيات. |
ويُضاف سجل الوحدة إلى النظام ضمن التخصيص، أو يُربط من نظام إدارة الأملاك القائم.
الإجراءات والاعتمادات
- منع حجز الوحدة نفسها لعميلين، وتحريرها تلقائيًا عند انتهاء مدة الحجز دون تعاقد، مع تنبيه قبلها.
- اعتماد التخفيض على السعر المعلن، أو خطة دفع خارج الخطط المعتمدة.
- توزيع المهتمين حسب المشروع أو المدينة، مع حماية العميل المسجل لموظف أو وسيط.
التكاملات المهمة
- المنصات والإعلانات العقارية: استقبال الاستفسارات حيث تتيح المنصات الربط أو التصدير.
- واتساب: القناة الأساسية لإرسال صور الوحدات والمخططات. التواصل الموحد
- نظام إدارة الأملاك أو النظام المالي: الوحدات وحالاتها، والعقود، والتحصيل.
- التوقيع الإلكتروني وبوابات الدفع: لعقود الحجز والعربون.
التقارير ومؤشرات الأداء
المخزون
الوحدات المتاحة والمحجوزة والمباعة لكل مشروع.
قمع المبيعات
من الاستفسار إلى المعاينة إلى الحجز إلى العقد.
المصادر
أي منصة أو حملة تجلب معاينات وحجوزات فعلية.
الطلب
أكثر المواصفات طلبًا مقارنة بالمتاح.
الإيجارات
العقود التي تنتهي قريبًا ومعدل التجديد.
سيناريو كامل: مشروع شقق في شمال الرياض
مثال توضيحيعميل يرسل على واتساب بعد إعلان: شقة ثلاث غرف، ميزانية محددة، بتمويل بنكي.
يقترح النظام أربع وحدات متاحة مطابقة. ترسل الموظفة صورها ومخططاتها من المكتبة.
معاينة يوم السبت يحضرها العميل وزوجته. تُسجل ملاحظة: يفضلان الدور الثاني.
يُحجز الدور الثاني بعربون ومدة حجز، فتظهر الوحدة «محجوزة» لكل الفريق. وقبل انتهاء المدة بيومين يصل تنبيه، لأن موافقة التمويل لم تصل.
تصل الموافقة، ويُوقع العقد بجدول دفعات. بعد التسليم تُفتح طلبات الصيانة من البوابة خلال فترة الضمان.
متطلبات التخصيص والتنفيذ
تهيئة سجلات المشروع والوحدة والحجز، ومطابقة الطلبات بالمتاح، وقواعد الحجز وانتهائه، واستيراد المخزون الحالي من الوحدات. ويحدد وجود نظام أملاك قائم هل تُدار الوحدات في CRM أم تُقرأ منه.
أسئلة شراء خاصة بالعقارات
نعم، ضمن تهيئة القطاع: سجل للوحدات بحالاتها وأسعارها وربطها بالمهتمين والحجوزات والعقود. وإن كان لديكم نظام أملاك، يمكن ربطه بدل تكرار البيانات.
نعم، لإدارة علاقات المستأجرين والملاك وتجديد عقود الإيجار وطلبات الصيانة، بمسار يختلف عن مسار البيع.
يُسجل الوسيط الإحالة بتاريخها، ويمنع النظام تسجيل العميل نفسه لوسيط آخر، ويُحتسب حقه عند التعاقد. انظر بوابة الشركاء.