- نظام التعاملات الإلكترونية في المملكة يجعل التوقيع الإلكتروني الذي يتم وفق أحكامه بمثابة التوقيع الخطي وله آثاره النظامية نفسها، ويجيز التعبير عن الإيجاب والقبول في العقود إلكترونيًا. لكنه يستثني التعاملات المتعلقة بالأحوال الشخصية وإصدار صكوك التصرفات العقارية، إلا إذا سمحت الجهة المختصة.
- قوة الإثبات تختلف حسب طريقة التحقق من هوية الموقّع وحماية المستند من التعديل. اختاروا مستوى التوقيع حسب نوع العقد وقيمته بالاتفاق مع إدارتكم القانونية، لا مستوى واحدًا لكل شيء.
- التكامل الجيد يبدأ من الإصدار المعتمد للعرض، ويرسل العقد بترتيب موقعين محدد، ويعكس كل حالة (أُرسل، رُفض، انتهت مهلته، اكتمل) في CRM، ويحفظ النسخة الموقعة مع سجل إثبات التوقيع داخل ملف العقد.
- التوقيع الإلكتروني يثبت من وقّع، ولا يثبت أن الموقّع مخوّل بالتوقيع عن جهته. التحقق من الصلاحية يبقى إجراءً مستقلًا.
هذه المقالة لفريق المبيعات والإدارة القانونية حين يربطان منصة توقيع إلكتروني بنظام CRM لإكمال دورة العرض والعقد. تلخص ما ينص عليه نظام التعاملات الإلكترونية، وتقارن مستويات التوقيع، ثم تشرح تدفق العقد وحالاته في النظام، وما يُحفظ في الأرشيف، والحالات التي تحتاج إجراءً مختلفًا. وهي معلومات عامة للتخطيط، لا استشارة نظامية، وتحتاج العقود ذات الطبيعة الخاصة إلى مراجعة مستشاركم القانوني.
ما الذي يقوله نظام التعاملات الإلكترونية؟
صدر نظام التعاملات الإلكترونية بالمرسوم الملكي رقم (م/18) وتاريخ 8/3/1428هـ. ثم عُدّلت بعض مواده بقرار مجلس الوزراء رقم (293) وتاريخ 9/4/1445هـ، كما في ما نشرته جريدة أم القرى، فأصبحت هيئة الحكومة الرقمية الجهة المختصة بتطبيقه وبترخيص مقدمي خدمات التصديق. وما يهم فريق المبيعات من أحكامه يمكن تلخيصه في ست نقاط:
- الحجية: للتعاملات والسجلات والتوقيعات الإلكترونية حجيتها الملزمة، ولا يجوز نفي صحتها لمجرد أنها إلكترونية (المادة الخامسة).
- التوقيع بمثابة الخطي: إذا اشتُرط توقيع على مستند، فالتوقيع الإلكتروني الذي يتم وفق النظام يستوفي الشرط، وله الآثار النظامية نفسها للتوقيع الخطي (المادة الرابعة عشرة).
- التعاقد الإلكتروني: يجوز التعبير عن الإيجاب والقبول في العقود بالتعامل الإلكتروني، ويُعد العقد صحيحًا وقابلًا للتنفيذ متى تم وفق أحكام النظام (المادة العاشرة).
- الموافقة على التعامل الإلكتروني: لا يُلزم أحد بالتعامل الإلكتروني دون موافقته، وقد تكون الموافقة صريحة أو ضمنية. أما الجهة الحكومية فيجب أن تكون موافقتها صريحة، مع مراعاة اشتراطاتها (المادة الرابعة).
- تقدير قوة الإثبات: يُراعى في تقدير حجية التعامل الإلكتروني مدى الثقة في طريقة إنشاء السجل وتخزينه وإمكان تعديله، وفي الطريقة التي حُددت بها شخصية المنشئ (المادة التاسعة). ويعد السجل الإلكتروني أصلًا عندما تُستخدم وسائل تؤكد سلامة معلوماته (المادة الثامنة).
- الاستثناءات: لا يسري النظام على التعاملات المتعلقة بالأحوال الشخصية، ولا على إصدار الصكوك المتعلقة بالتصرفات الواردة على العقار، ما لم تسمح الجهة المسؤولة عنها بإجرائها إلكترونيًا وفق ضوابط تضعها (المادة الثالثة).
تنبيه: هذا تلخيص للتخطيط التشغيلي. تفاصيل الاشتراطات الفنية في اللائحة التنفيذية، وتطبيقها على عقد بعينه، وأثر شروط تعاقدية خاصة، كلها مسائل يحسمها المستشار القانوني للمنشأة.
ليست كل التوقيعات الإلكترونية متساوية
المادة التاسعة تربط قوة الإثبات بأمرين: كيف تحققتم من هوية الموقّع، وهل المستند محمي من التعديل بعد التوقيع. على هذا الأساس تتدرج الخيارات المتاحة عمليًا:
| المستوى | كيف يتم | ما يثبته | يناسب غالبًا |
|---|---|---|---|
| قبول إلكتروني بسيط | رد بالبريد بالموافقة، أو ضغطة «أوافق» في بوابة العميل. | أن صاحب البريد أو الحساب وافق، دون حماية قوية للمستند من التعديل. | قبول عروض أسعار منخفضة المخاطر، وأوامر شراء متكررة ضمن اتفاقية إطارية. |
| منصة توقيع إلكتروني بسجل إثبات | رابط للموقّع مع تحقق بالبريد أو رمز جوال، وختم زمني، ومستند مقفل بعد التوقيع، وشهادة إتمام تسجل الأحداث. | من فتح المستند ووقّعه ومتى، وأن المستند لم يتغير بعد التوقيع. | أغلب العقود التجارية القياسية: الخدمات، والصيانة، والاشتراكات، واتفاقيات السرية. |
| توقيع مبني على شهادة تصديق رقمي | توقيع مرتبط بشهادة يصدرها مقدم خدمات تصديق مرخص، بعد تحقق أقوى من الهوية. | قرينة أقوى بأن التوقيع لصاحب الشهادة وأن المستند لم يتغير، كما في المادة الرابعة عشرة. | العقود عالية القيمة، أو حين يشترطها الطرف الآخر أو جهة حكومية. |
والاختيار ليس تقنيًا فقط. العقد الذي يتوقع فيه الطرفان نزاعًا محتملًا، أو الذي تشترط فيه جهة العميل مستوى معينًا، يُحسم مستواه مع الإدارة القانونية. والقاعدة العملية: حددوا في CRM «مستوى التوقيع المطلوب» حقلًا في قالب كل نوع عقد، حتى لا يختاره المندوب في كل مرة.
من العرض المقبول إلى العقد الموقّع
يبدأ التدفق الصحيح من الإصدار المعتمد للعرض، لا من ملف يعدّله المندوب على جهازه. فالعقد يُولَّد من قالب المنشأة ببيانات الصفقة، ثم يمر بالمراجعة، ثم يُرسل للتوقيع.
- الإصدار المقبولالعرض بآخر إصدار وافق عليه العميل، وبنوده وأسعاره وشروطه.المندوب
- توليد العقدمن قالب نوع العقد، تُعبأ فيه بيانات الطرفين والبنود والمدة وجدول الدفعات، ويُحدد مستوى التوقيع.النظام آليًا
- المراجعة والاعتمادالبنود غير القياسية أو القيمة فوق حد معين تمر بالقانونية أو المالية قبل الإرسال.الإدارة القانونية والمالية
- الإرسال للتوقيعيُنشأ طلب توقيع في المنصة: الموقعون من جهات اتصال العميل وممثلي المنشأة، بترتيب محدد ومهلة.التكامل
- التوقيع بالترتيبكل توقيع يعود حدثًا إلى CRM، والمندوب يرى من وقّع ومن ينتظر.الموقعون
- الاكتمال والأرشفةالنسخة الموقعة وشهادة الإتمام تُحفظ في ملف العقد، ويصبح «ساريًا»، وتنطلق حزمة التسليم.التكامل آليًا
ولماذا يهم أن يبدأ العقد من الإصدار المقبول تحديدًا؟ لأن النزاع اللاحق غالبًا يدور حول «ما الذي اتُّفق عليه». حين يرتبط العقد الموقع بإصدار محدد من العرض، يمكن تتبع كل بند إلى مصدره. وإدارة الإصدارات نفسها تشرحها مقالة إدارة إصدارات عروض الأسعار وتوثيق تعديلات العميل.
الحالات التي يجب أن يعكسها CRM
منصة التوقيع تعرف ما يحدث للمستند، وCRM يجب أن يعرفه فورًا عبر إشعارات لحظية (Webhooks)، لا باستعلام يدوي من المندوب. الجدول التالي يربط حالة المنصة بحالة العقد والإجراء المتوقع:
| حالة الطلب في المنصة | حالة العقد في CRM | الإجراء |
|---|---|---|
| أُرسل | بانتظار التوقيع | مؤقت يبدأ لقياس زمن التوقيع، وتذكير آلي بعد مدة تحددها المنشأة. |
| اطّلع عليه الموقّع | بانتظار التوقيع | إشارة للمندوب بأن العميل فتح العقد، وفرصة مناسبة للمتابعة. |
| وقّع طرف وبقي آخر | توقيع جزئي | ظهور الموقّع التالي ومهلته، وتنبيه ممثل المنشأة إن كان دوره. |
| رُفض التوقيع | عاد للتفاوض | سبب الرفض يُحفظ، وتعود الفرصة إلى مرحلة التفاوض بمهمة للمندوب. |
| انتهت المهلة | منتهي الطلب | تنبيه للمندوب لتجديد الإرسال أو التواصل، ولا يُعاد الإرسال تلقائيًا دون قرار. |
| أُلغي الطلب من المرسل | مسودة | يحدث عند اكتشاف خطأ. يُصحح العقد ويُرسل إصدار جديد، ويبقى القديم في السجل ملغى. |
| اكتمل | ساري | حفظ النسخة الموقعة وشهادة الإتمام، وقفل المستند، وإطلاق التسليم والفوترة. |
وحالة «رُفض» تحديدًا تستحق عناية، لأنها غالبًا اعتراض على بند لا رفض للصفقة. إن لم تعد الفرصة تلقائيًا إلى التفاوض مع سبب واضح، فقد تبقى معلقة في مرحلة «بانتظار التوقيع» أسابيع وتضخم توقعات المبيعات.
الأرشفة: ما الذي يُحفظ، وأين؟
العقد الموقع ليس ملف PDF فقط. قوة إثباته تعتمد على ما يرافقه:
- النسخة الموقعة المقفلة: المستند بعد اكتمال التوقيعات، محمي من التعديل. وأي تغيير لاحق يكون بملحق يُوقع بالطريقة نفسها، لا بتعديل النسخة.
- شهادة الإتمام أو سجل الإثبات: من أُرسل إليه المستند، ومتى فُتح، وطريقة التحقق من كل موقّع، ووقت كل توقيع. هذا السجل هو ما يجيب عن أسئلة المادة التاسعة عند الحاجة.
- الربط بالسياق: العقد مربوط بالعميل والفرصة وإصدار العرض المقبول وجهات الاتصال الموقعة، فيُعرف من أين جاء كل بند.
- نسخة مستقلة عن مزود التوقيع: لا تكتفوا بوجود المستند في حساب المنصة. إن انتهى الاشتراك أو غيرتم المزود، يجب أن تبقى النسخة الموقعة وسجلها محفوظين لديكم في CRM أو في نظام الوثائق المعتمد.
- الصلاحيات والاحتفاظ: من يرى نص العقد وقيمه، ومدة الاحتفاظ بعد انتهاء العقد وفق سياسة المنشأة وما تتطلبه الأنظمة ذات العلاقة.
وتوضح صفحة التوقيع الإلكتروني في وحدة العقود كيف تُحفظ النسخة الموقعة في ملف العقد وتتغير حالته. أما ما يحدث بعد ذلك في العقود المتكررة، من التزامات وفوترة دورية وتجديد، فتفصله مقالة إدارة عقود الخدمات المتكررة من التوقيع إلى التجديد.
حالات تحتاج إجراءً مختلفًا
التوقيع الإلكتروني يناسب أغلب العقود التجارية، لكن الحالات التالية تستحق مسارًا مختلفًا أو مراجعة قبل الإرسال:
- ما استثناه النظام
التعاملات المتعلقة بالأحوال الشخصية، وإصدار صكوك التصرفات العقارية، لا يسري عليها نظام التعاملات الإلكترونية إلا بإذن الجهة المختصة وضوابطها. في هذه الحالات تتبع المنشأة الإجراء الذي تحدده تلك الجهة، ويكتفي CRM بتتبع الحالة وحفظ ما يصدر.
الإدارة القانونية - العميل الحكومي
موافقة الجهة الحكومية على التعامل الإلكتروني يجب أن تكون صريحة، ولها أن تحدد اشتراطاتها. تحققوا مسبقًا من الطريقة التي تقبلها الجهة: منصة معينة، أو مستوى توقيع أعلى، أو توقيع خطي وختم.
مسؤول الحساب والقانونية - صلاحية الموقّع
منصة التوقيع تثبت أن فلانًا وقّع، ولا تثبت أنه مخوّل بإلزام جهته بهذه القيمة. للعقود المهمة، احفظوا في CRM ما يثبت الصلاحية، مثل تفويض أو ما يدل على صفة الموقّع، واجعلوه شرطًا قبل الإرسال.
المندوب، وتراجعه القانونية - عقود ذات منصات أو إجراءات رسمية خاصة
بعض أنواع العقود تُوثَّق أو تُسجَّل عبر منصات رسمية مخصصة أو لدى جهات مختصة. هنا يكون التوقيع الإلكتروني العام غير كافٍ، ويُتبع الإجراء الرسمي.
الإدارة القانونية - عميل يرفض التوقيع الإلكتروني
النظام لا يُلزم أحدًا بالتعامل الإلكتروني. لذلك يحتاج CRM مسارًا بديلًا: طباعة العقد من القالب نفسه، وتوقيعه خطيًا، ثم رفع النسخة الموقعة يدويًا وتغيير الحالة بإجراء موثق.
المندوب - عقود مع أطراف خارج المملكة
قد يختلف الاعتراف بالتوقيع باختلاف النظام الواجب التطبيق على العقد. هذه مسألة تُحسم في بند القانون الواجب التطبيق وبرأي قانوني.
الإدارة القانونية
متطلبات التكامل مع منصة التوقيع
اكتبوا هذه البنود في بطاقة التكامل، واختبروها على عقد حقيقي من كل نوع قبل الإطلاق:
- القوالب والحقول: توليد العقد من قالب المنشأة ببيانات CRM، مع عرض عربي سليم من اليمين إلى اليسار في المستند النهائي، وأسماء عربية لا تتكسر.
- الموقعون وترتيبهم: اختيارهم من جهات اتصال العميل ومستخدمي المنشأة المخوّلين، مع الترتيب والمهلة والتذكير، وإمكان تغيير موقّع قبل توقيعه بإجراء موثق.
- الحالات لحظيًا: كل حالة في الجدول السابق تصل إلى CRM عبر Webhooks، مع إعادة المحاولة إن تعذر الاستقبال.
- الاسترجاع: جلب النسخة الموقعة وشهادة الإتمام تلقائيًا عند الاكتمال، وحفظهما في ملف العقد.
- ما بعد التوقيع: تغيير حالة العقد والفرصة، وإطلاق حزمة التسليم، وإرسال بيانات العقد للنظام المالي عند الربط. وإن كان العقد يتضمن دفعة مقدمة، فقد يتبعه رابط دفع، كما تشرح مقالة تكامل CRM مع بوابات الدفع.
- المزود نفسه: مستويات التحقق التي يتيحها، وموقع تخزين المستندات لديه، ورسوم كل طلب توقيع، وطريقة تصدير المستندات عند إنهاء الاشتراك.
وإن كنتم تستخدمون منصة توقيع حاليًا وتريدون ربطها بدورة العقود في النظام، أو تبحثون عن مزود يناسب مستويات التوقيع التي تحتاجونها، فيمكن أن نراجع معكم أنواع العقود ومستوى التوقيع لكل منها، ونعد بطاقة التكامل ضمن تصميم تكامل التوقيع الإلكتروني، على أن تبقى القرارات النظامية لإدارتكم القانونية.
أسئلة شائعة
النظام يجيز التعبير عن القبول إلكترونيًا، لكن قوة إثبات رسالة بريد أضعف من مستند موقع عبر منصة بسجل إثبات، لأن الرسالة لا تحمي العرض من التعديل ولا تثبت هوية المرسل بقوة. قد تكفي للعروض الصغيرة المتكررة، أما العقود المهمة فالأسلم توقيعها عبر منصة، وتقدير ذلك للإدارة القانونية.
إن كان العقد يُوقع من الطرفين، فنعم، ويُحدد ترتيبه في القالب. كثير من المنشآت تجعل العميل يوقّع أولًا ثم المفوض لديها، حتى لا يخرج عقد موقع من طرفها وحده. ويجب أن يكون المفوض مستخدمًا محددًا بصلاحية توقيع حسب نوع العقد وقيمته.
تُرفع نسخها الممسوحة إلى ملفات العقود في CRM مع بياناتها وتواريخها، لتعمل تنبيهات التجديد والالتزامات. ويُحتفظ بالأصول الورقية وفق سياسة المنشأة، لأن الصورة الممسوحة لا تغني بالضرورة عن الأصل عند النزاع.
لا يُعدّل المستند الموقع نفسه، فهذا ما يحفظ حجيته. يُعد ملحق تعديل من القالب، ويُرسل للتوقيع بالطريقة نفسها، ويرتبط بالعقد الأصلي في CRM، فيظهر سجل التعديلات كاملًا.